۸ گام برای سازماندهی تجارت کوچک شما: کارهای زیاد در زمان کوتاه؟!

صاحبان کسب وکارهای کوچک برای این که بتوانند به تمامی موارد مهم تجارت کوچک خود، رسیدگی کنند بایستی در کار خود سازماندهی داشته باشند. همچنین بخشی از وظایف خود را برون سپاری کنند و به دستیار مجازی یا ابزارهای آنلاین بسپارند تا زمان بیشتری برای رسیدگی به امور مهم تجارت کوچک خود، به دست آورند.

4
زمان مورد نیاز برای خواندن این نوشته: ۵ دقیقه.

اگر شما هم از آن دسته از افرادی هستید که می خواهید صرفه جویی در زمان داشته باشید و کارهای زیادی را در طی یک روز انجام دهید، در این مطلب با آرمیشا همراه باشید. سودآوری، مسئله بزرگی است. اگر کلمه “بازدهی” را در گوگل جستجو کنید، در ۰٫۴ ثانیه حدود ۱۹۶۰۰۰۰۰۰ نتیجه به دست خواهید آورد. برای سودآوری بیشتر، ابتدا بایستی کسب وکار کوچک خود را سازماندهی کنید و سپس آن را آغاز نمایید.
در ادامه، آمارهایی که بر مبنای یک نظرسنجی از ۱۲۹۰ صاحب کسب و کار کوچک است، را می بینید:
• ۸۳ درصد از صاحبان کسب و کارهای کوچک، معتقدند که داشتن یک اداره سازمان یافته، جزء حیاتی کار آن ها است.
• ۶۳ درصد از صاحبان کسب وکارهای کوچک معتقدند، داشتن یک سازمان اداری، با میزان سودآوری تجارت، نسبت تنگاتنگی دارد.
نداشتن نظم و ترتیب، باعث سخت تر شدن کارها می شود. این قضیه، تمرکز حواس و قدرت شما را کاهش می دهد.
در ادامه مطلب، ۸ راه برای این که ساختاری سازمان یافته داشته باشید تا بتوانید در زمان کوتاهی، کارهای بیشتری انجام دهید، آورده شده است.
۱- یک دستیار مجازی استخدام کنید.
همواره انجام وظایف تکراری، انرژی را کاهش می دهد، اما برای اداره کردن تجارتتان، چاره ای نیست و بایستی این وظایف را انجام دهید. اگر به داشتن یک دستیار فکر می کنید اما تا به حال کسی را استخدام نکرده اید، می توانید از یک دستیار مجازی کمک بگیرید.
دستیاران مجازی، کارمندانی هستند که خدمات اجرایی را به صورت مقرون صرفه و از راه دور، پیشنهاد می نمایند. برای ایجاد ارائه اسلاید شو، به کسی نیاز دارید؟ برای این کار یک دستیار وجود دارد. برای تنظیم قرارهای ملاقات به کسی نیاز دارید؟ دستیاران می توانند این کار را انجام دهند. دستیار مجازی می تواند طیف وسیعی از کارها، (از ارتباط برقرار کردن با مشتریان تا کمک کردن به شما در تصمیمات استراتژیک) را می تواند انجام دهد. با مراجعه به سایت هایی از قبیل Upwork , Zirtual , Fancy Hand می توانید فریلنسرها و دستیاران مجازی متخصص را بیابید تا با کمک گرفتن از آن ها، بازدهی و ثمربخشی زندگی شما، ۱۰۰ برابر شود. به این صورت که شما زمان بیشتری خواهید داشت تا بر روی مسائل مهم کارتان متمرکز شوید و بتوانید تجارت خود را ارتقاء دهید.

۲- برای تمامی کارها، از فضای ابری بهره مند شوید.
آیا تا به حال برای شما این اتفاق رخ داده که کامپیوترتان خراب شود و فایل های مهم را از دست داده باشید؟ یا این که تا به حال پیش آمده که در یک جلسه حاضر باشید و به اسناد و مدارک و برنامه ها نیاز داشته باشید؟ آیا مایلید تمامی فایل ها از لپ تاپ به تلفن هوشمندتان، به طور کامل همگام سازی شوند؟
اگر پاسخ شما به سوالات بالا مثبت است، بهترین راه این است که فایل های خود را در فضای ابری نگه دارید. با این کار علاوه بر امنیت بیشتر فایل ها، هر زمان و مکانی که به آن ها نیاز داشتید، به راحتی دسترسی خواهید داشت. شما هم به جمع ۸۲ درصد از صاحبان مشاغل که از استراتژی ابری پیروی می کنند، بپیوندید و از ابزارهای رایگان از قبیل Dropbox و Google Drive، که بر روی کامپیوتر و تلفن های همراه اجرا می شوند، استفاده کنید. با این کار، هر زمانی که به فایل ها نیاز داشتید، بدون توجه به این که از چه وسیله ای ( کامپیوتر یا تلفن هوشمند) استفاده می کنید، می توانید به آن ها دسترسی داشته باشید.

۳- سیستم خود را به نرم افزارهای حسابداری آنلاین، ارتقاء دهید.
من سالیان متمادی از نسخه دسکتاپ QuickBooks استفاده می کردم. نرم افزار مفیدی بود، اما زمان زیادی طول می کشید تا حساب ها را تطبیق دهد و انجام این کار، فرایند بسیار سخت و زمان بری بود. زمانی که به استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین روی آوردم، تمامی این مشکلات برطرف شد.
ابزارهای مبتنی بر فضای ابری، به آسانی و به طور حیرت انگیزی قادرند تمامی حساب ها را سازماندهی کنند و اتلاف وقت هم نداشته باشند. این ابزارها، وارد حساب بانکی شما می شوند، تعاملات را انجام می دهند و آن را با ورودی های شما، مطابقت می دهند. شاید بتوان گفت، بهترین ویژگی این ابزارها این است که شما می توانید از طریق نرم افزارهای تلفن های همراه، در هر زمان و مکان، حساب های خود را تطبیق دهید.
پیشنهاد ما به شما QuickBooks Online و Xero است.

۴- از نرم افزارهای رسانه اجتماعی استفاده کنید.
آیا می پندارید که استفاده از رسانه های اجتماعی، باعث اتلاف وقت می شود؟ صفحات بازخورد رسانه اجتماعی خود را به صورت دستی آپدیت نکنید. از نرم افزارهایی استفاده کنید که اکثر کارهایی که شما در زمان حضور در رسانه های اجتماعی انجام می دهید، را به صورت اتوماتیک انجام دهند و با این کار زمان بیشتری به دست آورید.
نرم افزارهای Buffer , Hootsuit , Sprout Social به صورت اتوماتیک، رسانه های اجتماعی را آپدیت می کنند که در نتیجه باعث صرفه جویی در زمان ارزشمند شما، در طی یک هفته یا یک ماه می شوند. به این ترتیب، زمانی که ذهن شما بر روی مسائل دیگر متمرکز است، رسانه های اجتماعی برای شما فعالیت می کنند. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل های بسیار قوی دریافت می کنید که به شما کمک می کنند تا برای پیش برد استراتژی های اجتماعی خود، تصمیمات دقیق تری اتخاذ کنید.

۵- استفاده از ورق (کاغذی) سازماندهی تجارت را کند می کند
مدت بسیار زیادی است که ما از کاغذ برای کارها استفاده می کنیم. اما امروزه، تکنولوژی جایگزین های بهتری را پیش روی ما نهاده است. Genius Scan برای شما این امکان را فراهم آورده تا بتوانید اسناد و مدارکتان را اسکن کنید و آن ها را در قالب فایل های JPEG یا PDF بفرستید. این نرم افزار با ابزارهای نوت بوک از قبیل Evernote مطابقت دارد.
آیا مایل نیستید اسنادتان را به طور دستی اسکن کنید؟ از Shoeboxed استفاده کنید. خیلی آسان، در ابتدا تمامی مواردی که قصد دارید آن ها را اسکن کنید، جمع آوری می کنید و آن ها را به Shoeboxed می فرستید، این نرم افزار تمامی کارهای مدنظرتان را انجام می دهد. این نرم افزار با بسیاری از ابزارهای آنلاین همگام است تا شما به راحتی اطلاعات اسکن شده خود را بر روی آن ها ارسال کنید.


۶- صفحه دسکتاپ نامرتب کامپیوتر را خالی کنید.
آیا زمانی که به صفحه دستکتاپ کامپیوترتان بنگرید و ببینید که همه چیز سازمان یافته و در جای خود قرار دارد، احساس خوبی پیدا نمی کنید؟ اگر به یاد نمی آورید که چه زمانی این حس خوب را داشته اید، زمان آن فرارسیده که صفحه دستکتاپ کامپیوترتان را سازماندهی کنید. یک کار محیطی بیانگر این است که این مسئله تاثیر مستقیمی بر روی بهره وری دارد.
محققان موسسه علوم اعصاب دانشگاه پرینستون به این نتیجه دست یافتند که آشوب و هرج و مرج، باعث برهم خوردن تمرکز حواس بر روی یک موضوع خاص می شود. اگر صفحه نمایش کامپیوتر شما تمیز و عاری از جزئیات باشد، باعث می شود انگیزه و خلاقیت شما بیشتر شود. هر روز، زمانی را برای پاک کردن فایل های اضافی درنظر بگیرید و فایل های جدید را در فولدرهای مناسب قرار دهید.

۷- زمان را از آن خود کنید و به سازماندهی تجارت بپردازید
اگر برای تجارتتان به پیگیری های زمانی نیاز دارید، همچنین اگر به ارسال فاکتور و پیگیری هزینه ها با توجه به بودجه نیاز دارید، یک راه حل مانند سایت Harvest، این کار را سهل می کند. شما می توانید از آن بر روی کامپیوتر و یا بر روی گوشی های موبایل خود استفاده کنید و بدین ترتیب تمامی این وسایل همگام سازی می شوند.
همچنین، به یاد سپاری قرارهای ملاقات رفت و برگشتی، کاری دشوار است. برای حل این مورد، از یک نرم افزار مانند Calendy استفاده کنید تا به صورت اتوماتیک قرارهای کاری را برنامه ریزی کند. همچنین شما می توانید از دستیار مجازی کمک بگیرید تا بتوانید به تمامی قرارهای کاری و برنامه ریزی شده، برسید.


۸- برای سازماندهی تجارت بهتر، مدیریت تماس های خود را بهبود بخشید.
مدیریت آن دسته از مشتریان، پرداخت ها و سایر اطلاعات کلیدی دیگر، چالش پیش رو است که ممکن است برای شما گران تمام شود. امروزه، تجارت های کوچک مدرن و موفق، از مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) مانند اینفیوژن سافت (Infusionsoft) استفاده می کنند تا بتوانند همه کارهای خود را سازماندهی کنند. همچنین با اینفیوژن سافت، شما قادرید اتوماسیون بازاریابی شخصی انجام دهید، مثلا حتی زمانی که در حال استراحت هستید، برای شما کمپین های کاری ایمیل را انجام می دهد. همچنین این نرم افزار، پاسخ ایمیل های معمولی را به جای شما می دهد.
تجارت کوچک و سازمان خود را اولویت بندی کنید. ما به شما قول می دهیم که به این ترتیب زندگی شما به سمت سودآوری بیشتر پیش خواهد رفت.

4 نظرات
  1. سیمین می گوید

    این مطلب خیلی عالی بود

  2. امید می گوید

    سپاس بابت انتشار این مطلب

  3. بهنام می گوید

    تشکر فراوان از آرمیشا

  4. […] یک مجله اینترنتی برای عموم افراد و همینطور کسب و کارهای کوچک و در حال رشد است. با کمک آرمیشا هرکسی می تواند […]

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.