چطور فصل مالیات را برای کسب‌وکار خود لذت بخش کنیم؟

1
زمان مورد نیاز برای خواندن این نوشته: ۳ دقیقه.

ممکن است امور مالیاتی کسب‌وکارها، برای کارآفرینان جدید دشوار باشد. در این مقاله، روش‌هایی هوشمندانه و سریع برای ثبت هزینه‌ها و حفظ پیگیری رسیدها و سایر اسناد مهم برای مالیات‌های شما ارائه می‌دهیم. پیاده سازی هر یک از این نکته‌ها ساده بوده و باعث می‌شود در زمان تعیین شده برای مالیات، جریان امور به شکلی معتدل پیش برود.

آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

نکته اول: برای حفظ پیگیری هزینه‌ها، از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنید

یکی از چیزهایی که مالکان بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک با آن درگیر هستند این است که در پایان سال به همه اسناد و موارد ثبت شده تسلط داشته باشند. اگر از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده نمی‌کنید، موقعیتی را ایجاد می‌کنید که به موجب آن، در هنگام رسیدگی به امور مالیاتی با سردرگمی بسیار مواجه خواهید شد.

نرم افزار حسابداری -آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
نرم افزار حسابداری -آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

نرم‌افزارهای حسابداری کار شما را به مراتب ساده‌تر کرده و این اطمینان را ایجاد می‌کند که ثبت صحیحی از درآمد و هزینه‌های خود را در دست دارید. اگر شما از آن دسته مدیران کسب و کار هستید که همیشه در زمان رسیدگی به اسناد، در وضعیت “تلاش برای جبران” هستند، باید در نرم‌افزار حسابداری سرمایه گذاری کنید.

نکته دوم: در نرم‌افزار حسابداری خود از دسته‌های هزینه استفاده کنید

دسته‌های هزینه راهی برای دسته‌بندی خریدهایی است که شما برای کسب‌وکارتان انجام داده‌اید. برای مثال، تجهیزات اداره، رستوران و حمل و نقل دسته‌های هزینه هستند. این دسته‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا به جای ایجاد تنظیمات جداگانه برای خریدهای روزانه از تک تک فروشنده‌ها، بهتر بتوانید هزینه‌های ارائه‌دهندگان را پیگیری کنید.

دلیل این سهولت، آن است که، این دسته‌ها به شما اجازه می‌دهند داده‌های مربوط به هزینه‌ها را با سرعت بیشتری وارد کنید. به این ترتیب در زمان صرفه جویی شده و به شما اجازه می‌دهد پیگیری مهم‌ترین اطلاعات مورد نیاز برای مقاصد مالیاتی را حفظ کنید.

بیایید برای درک بهتر عملکرد دسته‌های هزینه به یک سناریو اشاره کنیم:

شما به عنوان یک مالک کسب‌وکار شاید تجهیزاتی را برای اداره خود بخرید. خوشبختانه، شما مانند کودکی در مغازه آبنبات فروشی نیستید که هر چیز پر زرق و برقی بر روی قفسه‌ها نظرتان را به خود جلب کند. به احتمال زیاد شما تنها تجهیزات مورد نیاز اداره خود را خواهید خرید.

تجهیزات اداری-آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
تجهیزات اداری -آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

وقتی می‌خواهید این خریدها را در نرم‌افزار حسابداری وارد کنید، به این شیوه عمل کنید:

  • در نرم‌افزار حسابداری خود چهار ارائه‌دهنده برای چهار فروشگاه سخت‌افزاری ایجاد نکنید.
  • یک بخش خرید به نام “خریدهای تجهیزات اداره” یا “تجهیزات اداره” تنظیم کنید و همه خریدهای انجام شده در زمینه تجهیزات مربوطه را در “تجهیزات اداره” کد بدهید (اضافه کنید).

در جدول زیر، ما مثال‌هایی برای خریدهای روزانه یک کسب‌وکار عنوان کرده‌ایم که می‌توانید به جای فروشنده، براساس نوع زمینه کالا، برای آنها دسته‌سازی کنید.

این دسته‌ها را به عنوان ارائه دهنده ایجاد نکنیداین دسته‌ها را به عنوان ارائه دهنده ایجاد کنید
فروشگاه یک، فروشگاه دو و …تجهیزات اداره
فیت فود یک، رستوران دو و …رستوران‌ها
تاکسی، آژانس، وانت و …سوخت / بنزین/ حمل و نقل

 

اکثر صاحبان کسب‌وکارها نباید پیگیر این باشند که چقدر پول در هر یک از این فروشگاه‌ها خرج کرده‌اند و نباید محل خرید اقلام روزانه مانند تجهیزات اداره، حمل و نقل و نهار کارکنان را به عنوان دسته قرار دهند.

بعلاوه، در صورت‌های مهم مالی (مانند صورت‌های سود و زیان) که شما برای تعیین سلامت کسب‌وکارتان به کار می‌گیرید، “لوازم اداری” لیست می‌شوند نه فروشندگان خاصی که از آنها خرید می‌کنید، این دلیل دیگری است که به شما نشان می‌دهد چرا نیازی نیست هزینه‌ها، براساس فروشنده پیگیری شوند.

کلاس حسابداری - آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
کلاس حسابداری – آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

خوشبختانه راه حلی عالی برای خلاص شدن از شر رسیدهایی که داشبورد ماشین و جعبه محبوب کفش‌هایتان از آنها پر شده است وجود دارد، پس به خواندن ادامه بدهید!

نکته سوم: از خلاصه سالانه کارکرد کارت اعتباری کسب‌وکار خود استفاده کنید

قبل از هر چیز، یک صاحب کسب‌وکار کوچک باید یک حساب جداگانه بازرسی کسب‌وکار داشته باشد (که هرگز برای مقاصد شخصی از آن استفاده نمی‌شود) به این ترتیب، می‌توانید به سادگی هزینه‌ها و درآمدهای قابل گزارش یا محاسبه شده برای اهداف مالیاتی را شناسایی کنید.

اگر شما پرداخت هزینه‌های شخصی و هزینه‌های کسب‌وکارتان را از یک حساب بانکی انجام دهید، باید به صورت‌های مالی بانک مراجعه کرده و تنها هزینه‌های مربوط به کسب‌وکارتان را وارد نرم‌افزار حسابداری کنید. فرایند دستی جدا ساختن هزینه‌های خصوصی و کسب‌وکار، به قدری دشوار است که حاضرم قسم بخورم همین حالا آماده رفتن به بانک خواهید شد تا یک حساب برای کسب‌وکارتان باز کنید و از پیش آمدن این واقعه در سال آینده جلوگیری کنید!

حساب بانکی مجزا برای کسب و کار - آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
حساب بانکی مجزا برای کسب و کار – آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

پیش از آنکه فکرش را بکنید تاریخ رسیدگی به امور مالیاتی از راه می‌رسد. اگر این تاریخ هر ساله بر اندامتان لرزه می‌اندازد، این چهار نکته درباره برنامه ریزی مالیات برای کسب‌وکارها را مطالعه کنید. با این حال، اگر خود را در حال وارد کردن هزینه‌ها به نرم‌افزار حسابداری یافتید، یکی از راه‌های وارد کردن سریع این هزینه‌ها استفاده از خلاصه سالانه کارت اعتباری شرکت است.

گزارش شما بی‌نقص خواهد بود، زیرا خلاصه تمامی خریدهای شما به همراه دسته‌های هزینه در این گزارش وجود خواهد داشت. می‌توانید از این اعداد، برای به دست آوردن مجموع هزینه‌های کلی برای هر دسته استفاده کنید.

یک عیب استفاده از خلاصه صورت‌های مالی این است که قادر نخواهید بود تاریخ دقیق هر خرید را وارد کنید. اموری مانند این، جزئی هستند اما نباید به این موضوع عادت کنید. به خاطر داشته باشید، این یک راه حل کوتاه مدت است تا شما بتوانید هزینه‌های خود را ثبت کنید، صورت‌های مالی تولید کنید و مالیات‌ها را به موقع بسنجید! اگر شما در طی سال، دارایی‌های ثابتی را خرید می‌کنید داشتن تاریخ خاص آن خریدها مهم است زیرا یکی از جزئیات کلیدی در محاسبه هزینه استهلاکی است که برای اهداف مالیاتی محاسبه می‌شود.

نکته چهارم: از کاغذ استفاده نکنید

من اولین کسی خواهم بود که اعتراف می‌کند مفهوم “بدون کاغذبازی” خوب به نظر می‌رسد اما به کار گرفتن آن در ابتدا دشوار است. به عنوان یک حسابدار، من یکی از طرفداران بزرگ اسناد و مدارک هستم. چون همه چیز را می‌توان با اسناد ثابت کرد.

با تکنولوژی امروزه، ایجاد کپی‌های الکترونیک از رسیدها و سایر اسناد مالی (که قبلا مجبور به ذخیره آن در قفسه پوشه‌ها بودید) بسیار ساده شده است. زمان آن رسیده که از شر قفسه‌های طبقه بندی پر گرد و غبار جاگیر خلاص شوید و به جای آن از یک سیستم طبقه بندی الکترونیک استفاده کنید. مرتب کردن اسناد ذخیره شده روی کامپیوتر (یا در سیستم‌های ابری) ساده تر از قرار دادن اسناد کاغذی در پوشه‌های فیزیکی است.

کنار گذاشتن کاغذ - آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
کنار گذاشتن کاغذ – آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

اما چگونه همه این فایل‌ها را سازماندهی می‌کنید؟ خب، سوال خیلی خوبی بود. توصیه می‌کنیم از یک سیستم ذخیره ابری آنلاین مانند Dropbox استفاده کنید. شما می‌توانید یک پوشه برای سال جاری ایجاد کنید و سپس در آن برای هر یک از دسته‌های هزینه (برای مثال، تجهیزات اداره، وعده‌های غذایی، انرژی / حمل ونقل) یک پوشه ایجاد کنید. می‌توانید app را روی موبایل خود دانلود و نصب کنید تا زمانی که بیرون هستید هم بتوانید به راحتی رسیدها را اسکن کرده، آنها را در پوشه مناسب آن ذخیره کرده و رسید کاغذی را دور بیندازید! دیگر لازم نیست رسیدهای زیادی را در جعبه یا کیف پولتان انباشته کنید.

اگر متقاعد نشده‌اید، می‌توانید در این حوزه با احتیاط قدم بردارید، اما به شما اطمینان می‌دهیم وقتی مفهوم “بدون کاغذبازی” را به کار بگیرید، نخواهید توانست قفسه پوشه‌هایتان را به سرعت کنار بگذارید. در پایین چند استراتژی به شما معرفی می‌کنیم که کمک می‌کنند تا با سرعت بیشتری به وضعیت “بدون کاغذ” برسید:

رسیدها را اسکن کنید

دور انداختن رسیدها یکی از اشتباهات رایجی است که شرکت‌های کوچک انجام می‌دهند. کسری مالیات را از دست ندهید، با دور انداختن رسید این اتفاق برای شما خواهد افتاد. Appهای مختلفی در بازار وجود دارند که به شما اجازه خواهند داد رسیدهایتان را اسکن کنید. Neat و Shoeboxed ، هر دو appهایی بسیار خوب هستند، به این ترتیب می‌توانید فرایند وارد کردن اطلاعات را حذف کنید.

اسکن رسیدها - آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
اسکن رسیدها – آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

دانلود صورت‌حساب‌ها از فروشنده

امروزه، اکثر فروشندگان این آپشن را به شما ارائه می‌دهند تا رسیدها را از طریق ایمیل برایتان ارسال کنند، یا به شما اجازه می‌دهند صورت حسابتان را مستقیما از وب‌سایتشان دانلود کنید. توصیه می‌کنیم از دریافت رسیدهای پست شده دست بردارید و به جای آن، رسیدها را دانلود کنید. به این ترتیب مجبور به اسکن کردن رسیدها نخواهید بود و در زمان صرفه جویی می‌کنید، شما می‌توانید صورت حساب خود را به سادگی در پوشه الکترونیک ذخیره کنید یا آن را به نرم‌افزار حسابداری خود طی تنها چند دقیقه آپلود کنید.

دانلود صورت حساب - آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
دانلود صورت حساب – آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

رسیدهایی با فرمت PDF دریافت کنید

امروزه، خرده فروشان در بسیاری از کشورها در حال دور شدن از رسیدهای کاغذی هستند و گزینه‌های دریافت رسیدهای متنی یا ایمیل را پیش روی شما می‌گذارند.  توصیه می‌کنیم گزینه دریافت رسید از طریق ایمیل را انتخاب کنید زیرا معمولا این صورت‌حساب به صورت یک فایل PDF قابل دانلود است در حالی که رسید پیام متنی ممکن است قابل دانلود نباشد. شما می‌توانید به راحتی یک PDF را با موس خود درگ کرده و رسید را در کمتر از یک دقیقه به پوشه الکترونیک مورد نظر انتقال دهید.

آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

تمامی صورت‌های مالی بانک یا کارت‌های اعتباری را دانلود کنید

برای اکثر افرادی که مانند ما از بانکداری آنلاین استفاده می‌کنند، احتمالا این مورد بی‌نظیر است. با این حال، اگر هنوز صورت‌های مالی یا رسیدهای بانکی کاغذی دریافت می‌کنید، بهتر است بلافاصله به این کارتان پایان بدهید. این یکی از حوزه‌هایی است که به کمک آن می‌توانید شانس سرقت هویت را به حداقل برسانید.

آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

باور کنید یا نه، افرادی وجود دارند که خیلی ساده با باز کردن ایمیل ، هویت او را می‌دزدند. ما دیگر هیچ سندی با اطلاعات مالی مانند صورت‌های مالی کارت اعتباری یا بانک و اطلاعات سرمایه گذاری یا سایر اطلاعات سرمایه گذاری خود را از طریق پست معمولی دریافت نمی‌کنیم.

سخن پایانی

زمان رسیدگی به مالیات می‌تواند یک جریان روان و آرام داشته باشد. کلید دست یافتن به چنین وضعیتی راه اندازی سیستمی است که برای شما کار کند و شما به آن وفادار باشید. برای شروع، چند ساعت از هفته اول هر ماه را برای اطمینان یافتن از اسکن و طبقه بندی شدن همه رسیدها و صورت‌حساب‌های ماه قبل کنار بگذارید. در عین حال، فرایند اصلاحات در نرم‌افزار حسابداری خود را، برای تمام حساب‌های بانکی یا کارت‌های اعتباری کامل کنید تا اطمینان پیدا کنید که کارت‌های اعتباری و بانکی شما با آنچه در دفاتر ثبت شده است توازن دارد.

آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات
آماده ساختن کسب‌وکار برای فصل مالیات

مطمئن شوید که این موضوع را روی تقویم خود به عنوان یک “بازدید با دفاتر” مکرر ثبت کنید. سعی کنید برای این کار، روزی را انتخاب کنید که فشار کاری کمتری در اداره حاکم باشد و وضعیت روحی آرامی داشته باشید، (برای مثال صبح چهارشنبه یا پنجشنبه). اگر مشتاقید این کار را در سرتاسر سال انجام دهید، نگرانی و اضطراب شما برای نزدیک شدن به تاریخ رسیدگی به مالیات به خاطره تبدیل می‌شود.

 

1 نظر
  1. میلاد می گوید

    کارتون حرف نداره

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.